Logo KWA
Of zoekt u wat anders?

nl

NL EN
Nieuws

Integratie van veiligheidsbeheerssysteem in bestaande managementsystemen, ja of nee?

Is het integreren van een veiligheidsbeheerssysteem in bestaande managementsystemen een goed idee? Of een doodlopende weg? In dit artikel gaan we in op deze vraag.

16-05-2019

Hoe zat het ook alweer? Bedrijven die sinds begin deze eeuw aangewezen zijn als Brzo-inrichtingen hebben allemaal een Veiligheidsbeheerssysteem (VBS) opgesteld. Dat is een documentatie en registratie van alle verplichtingen volgens de VBS-elementen. In algemene zin hebben al deze bedrijven vanuit kwaliteit en/of milieu(management) al dergelijke systemen ingericht, in veel gevallen vanuit ieders eigen discipline (kwaliteit of milieu).

Wie leest het eigenlijk nog

Tegenwoordig richten bedrijven zich steeds meer als een zogeheten LEAN-organisatie in (kostenbesparing en efficiency). In deze trajecten wordt gekeken naar de bestaande documentatie en registratie.  De basis van alle bestaande managementsystemen was veelal het opstellen van handboeken, procedures en instructies, en dan volgde het certificaat vanzelf. Zelfs tot op de dag van vandaag is hier nog een hele strijd te winnen om tot LEAN te komen. Er is immers destijds véél energie in die handboeken en procedures gestopt: maar wie leest of gebruikt ze eigenlijk nog.

Integratie niet zonder risico’s

Daarnaast zijn de normvereisten van de bestaande maar zeker ook nieuwe ontwikkelde managementsystemen steeds verder ontwikkeld, naar een opbouw die de mogelijkheid biedt tot  integratie. Omdat de functies of afdelingen bij bedrijven vaak zijn samengevoegd tot één afdeling of functionaris is de stap tot integratie vanzelfsprekend.

Een logische keuze, vanwege kostenbesparing, efficiency, duidelijkheid in structuur en opbouw, maar niet zonder risico’s.

Geïntegreerd managementsysteem

Het VBS kent vereisten zoals een opbouw volgens de VBS-elementen, een opbouw die afwijkt van de nieuwe opbouw van managementsystemen. Integratie hiervan leidt wel tot het goed zichtbaar maken van alle genoemde VBS-elementen in het geïntegreerd managementsysteem.

Natuurlijk kan het VBS-systeem ingericht worden volgens de NTA 8620 richtlijn, met een vergelijkbare opbouw van oorspronkelijke managementsystemen. Het nadeel hiervan is dat dit alleen leidt tot uitvoerige managementbeschrijvingen, zonder dat de kern geraakt wordt van het VBS-systeem.

In een eerder artikel hierover meer informatie.

Ons advies bij inspecties Brzo

Integratie van het VBS in de bestaande managementsystemen kan er toe leiden dat tijdens de Brzo inspecties er onvolkomenheden worden vastgesteld in de documentatie en verwijzingen van onderdelen. Dit vanwege een doorgaans wat strenger regime dan bij certificeringsaudits. Dat is met name het geval als deze werkwijze geen directe relatie heeft met veiligheid, maar als de procedures als gevolg van de integratie leiden tot een tekortkoming.

Door het inspectieteam wordt deze tekortkomingen eenvoudig vertaald in het  openbaar rapport zoals  ‘Er wordt onvoldoende overeenkomstig werkwijzes gehandeld en bijbehorende procedures worden niet toegepast’. Vervelend, zeker als het om aspecten gaat die nauwelijks de veiligheid raken, en het inspectieteam op ‘alle slakken zout legt’.  Ons advies is daarom om het aantal procedures en verwijzingen in het Veiligheidsbeheerssysteem te beperken.

Onvoldoende focus op veiligheid

Een ander nadeel wat wij nogal eens vaststellen bij geïntegreerde VBS systemen, is dat dit kan leiden tot onvoldoende focus op veiligheid. Voor een Brzo-bedrijf is het vanzelfsprekend dat er bij veiligheid voldoende richting wordt gegeven aan het Pbzo-beleid en voldoende ‘zicht’ is op alle VBS-elementen. Een directiebeoordeling die specifiek gaat over het VBS, dus niet over integratie,  is een eerste belangrijke stap om deze doodlopende weg te verlaten.

NTA 8620, nut of noodzaak?

Bedrijven die vallen onder het Besluit Risico Zware Ongevallen (Brzo 2015) zijn verplicht een veiligheidsbeheerssysteem (VBS) in te voeren.  De NTA 8620 is een beschrijving van een veiligheidsmanagementsysteem voor Brzo-bedrijven en kent een identieke structuur van andere managementsystemen (ISO 14001; ISO 9001 en ISO 45001) die zijn opgebouwd volgens de bekende ‘plan-do-check-act cyclus’ (PDCA).

De NTA 8620 is geen verplichting , echter de vergelijkbare opbouw met de bovengenoemde managementsystemen kan de integratie hierin bevorderen (bron: SCCM). Bij het tot stand komen van deze NTA 8620 was er sprake van dat deze richtlijn tot een verplichting zou leiden, en mogelijk tot een beperking van de handhavingslast en inspecties bij NTA 8620 gecertificeerde Brzo-bedrijven.

Het is niet aannemelijk dat de overheid deze koers gaat volgen. Uit recente voorvallen is de ‘waarde’ van certificering in een ander daglicht komen te staan. Met de gewijzigde normen (HLS-structuur) is eveneens de NTA 8620 als richtlijn aangepast. De nieuwe normonderdelen ‘Contextanalyse’ en ‘Stakeholderanalyse’ in relatie tot Brzo maken hier onderdeel van uit, terwijl de invulling hiervan evident is.

Ons advies: eenvoudig houden

Het is twijfelachtig in welke mate de vernieuwde NTA 8620 daadwerkelijk  waarde toevoegt aan bestaande veiligheidsmanagementsystemen. Maak het u eenvoudiger en ‘bezint eer gij begint’, is ons advies.

 

Bekijk ook:

Hoe u een maatwerk bedrijfsnoodorganisatie en bedrijfsnoodpl... Lees meer