Compliance: elke sector zijn eigen oplossing?

Bedrijven en organisaties moeten én willen weten wat de wettelijke (en andere) eisen zijn waaraan ze moeten voldoen.

Omdat de wet- en regelgeving complex is, is er behoefte aan duidelijkheid. Bijna 20 jaar geleden is KWA begonnen bedrijven te helpen bepalen welke wetgeving op hen van toepassing is. En te helpen met de vertaling naar de dagelijkse praktijk: wat moet een bedrijf daar nu mee doen?

Vanuit de ISO-audits, maar ook vanuit controles van het bevoegd gezag en maatschappelijke druk, wordt meer en meer de nadruk gelegd op het in compliance zijn met wettelijke eisen. Terwijl binnen individuele bedrijven de beschikbare kennis en menskracht op dit punt juist is afgenomen door budgetgestuurde afslankingen van de organisatie.

Neem de zuivelsector. Veelal grotere, complexe bedrijven met veel verschillende milieu- en arbogerelateerde onderwerpen. Al in 2004 kwam de vraag vanuit de Werkgroep energie en milieu van de Nederlandse Zuivelorganisatie (NZO) om een wettelijk register op te stellen voor de branche en “een vertaling te maken van wettelijke ontwikkelingen naar consequenties op bedrijfsniveau”. Om hiermee de leden meer inzicht en houvast te bieden en te helpen voldoen aan de eisen uit de ISO 14001-norm.

Nu, 14 jaar later, is dit nog steeds een belangrijk onderwerp. Een van de leden, Rouveen Kaasspecialiteiten, is hier volop mee bezig.

Marnix Korterink, Coördinator Kwaliteit, Arbo en Milieu bij Rouveen Kaasspecialiteiten
“Makeonline helpt ons om wet- en regelgeving beheersbaar te maken.”

Met de basis vanuit de clusteraanpak voor de NZO, met maatwerk voor de locatie, borgen zij actief en aantoonbaar wet- en regelgeving in hun organisatie.

Ook een heel andere sector, de brandstofhandel, verenigd in de NOVE, is al jaren bezig met dit onderwerp. Een deel van de bedrijven is Brzo-plichtig en deelt kennis en ervaring via een werkgroep. Deze bedrijven hadden behoefte aan een meer structurele informatievoorziening over wettelijke ontwikkelingen en een concrete vertaling naar hun bedrijfssituatie.

Wim Schouten, branchesecretaris NOVE
“Omdat wetteksten meestal moeilijk leesbaar zijn voor onze leden, is de vertaling en praktische interpretatie vanuit KWA heel zinvol. Met name de suggestie voor concrete actie is heel nuttig om direct actie te kunnen ondernemen.”

Omdat KWA regelmatig aanschuift bij de Brzo werkgroep van de NOVE en kennis overdraagt over actuele onderwerpen, is een heel prettige samenwerking ontstaan.

Het beeld hoe om te gaan met wet- en regelgeving heeft in de loop der jaren niet stilgestaan. Er is een verschuiving ontstaan: niet alleen het ‘lijstje met wetgeving’ en het bijhouden van de actualiteit is voldoende, ook van bestaande wetgeving moet worden aangetoond wat de consequenties zijn en hoe dit geborgd is in een organisatie.

Dit werd al snel onderkend door de VOTOB, de brancheorganisatie voor de Tankopslagbedrijven. Na verschillende incidenten in de sector en de impact daarvan op de beeldvorming over de sector, is besloten om collectief veel meer aandacht te besteden aan compliance. Vanuit de verschillende stakeholders (zowel intern als extern) werd daar sterk op aangestuurd. Ook hier waren het register van wetgeving en de praktische vertaling van deze wetgeving naar de verschillende bedrijfslocaties, essentieel.

Hennie Holtman, beleidsmedewerker VOTOB
”Uit de beoordeling met onze Safety Maturity Tool, bleek dat compliance en een goed overzicht van actuele wet- en regelgeving een issue was. Met Makeonline van KWA wordt hierin voor onze leden goed voorzien.”

Het compliance-vraagstuk is universeel, dit geldt voor nagenoeg alle bedrijfstakken. Een groeiende groep waterschappen (zuiveringbeheerders) is ermee bezig, en met name met de vraag: hoe zorg je voor daadwerkelijke inbedding in de organisatie en aantoonbaarheid? De volgende stap in de 6-stappen compliance-aanpak, het daadwerkelijk doen (aansturen en uitvoeren), bleek in de praktijk nog niet zo eenvoudig.

Arnoud Stelder, beheerder vergunningen Vallei en Veluwe
“Door gebruik Makeonline, compliance weer in eigen hand!”

Waterschap Vallei en Veluwe is een innovatief en vooruitstrevend waterschap, en daarom is het belangrijk om voortdurend en direct inzicht te hebben in relevante wet- en regelgeving en de wijzigingen daarin.

Van registers in eigen beheer, zijn zij overgestapt naar Makeonline. Ontwikkeling van de organisatie speelt hierbij een belangrijke rol. Borging van de PDCA-cyclus is essentieel om aantoonbaar te voldoen aan de eisen uit de arbo- & milieu managementsystemen. Het is ook essentieel om adequaat in te kunnen spelen op afwijkingen op de werkvloer en in het proces. Mede door een gedegen pilotfase, onder begeleiding van KWA, is besloten alle modules te gaan gebruiken. Deze worden momenteel geïmplementeerd. Hierbij ligt sterk de nadruk om diverse tools (HRM, archief, onderhoud) met Makeonline te verbinden, om zodoende borging aantoonbaar te maken.

Zelfs aan het einde van de productieketen (of in toenemende mate juist aan het begin) speelt het vraagstuk van compliance en wijzigende wetgeving, zoals bij afval inzamelingsbedrijven. Omdat deze bedrijven veelal vergelijkbare activiteiten ontplooien, werd nadrukkelijk gezocht naar een manier om meer kennis te delen tussen de verschillende organisaties. Door de periodieke bijeenkomsten met de Makeonline-gebruikers in deze sector, worden die kennis en ervaringen daadwerkelijk gedeeld.

Ronald Hanstede, cöordinator Kwaliteit, Arbo en Milieu bij Avalex
“Door deze gestructureerde aanpak, is er duidelijkheid voor de functionarissen van Avalex wat ze precies moeten regelen. Dit bevordert rust en voorspelbaarheid in de organisatie. Ook zijn we hierdoor ‘accountant proof’ en draagt dit bij aan een professionele uitstaling naar het bevoegd gezag.”

Een belangrijk onderdeel is het monitoren en het bijsturen aan de hand van veranderingen. Veel bedrijven hebben een Management of Change (MOC-)procedure, maar hierin wordt nog niet altijd het verband gelegd met de wettelijke verplichtingen. Door bij elke significante wijziging, ook direct gericht te toetsen welke wetgeving van toepassing is op dat procesonderdeel of die activiteit van het bedrijf, wordt geborgd dat het bedrijf in compliance blijft.

Ten slotte wordt de relatie met risicomanagement steeds belangrijker: wat zijn de grootste risico’s in het bedrijf, wat is de relatie met wetgeving en vergunning en met welke beheersmaatregelen heb ik deze risico’s onder controle? Door deze risicoanalyses (zoals de milieurisicoanalyse, de arbo-RI&E, maar ook specifieke verdiepende risicoanalyses) ook in het compliancemanagement systeem op te nemen, worden bij veranderingen in wetgeving, de relevante risico’s opnieuw beoordeeld en bezien in hoeverre de beheersmaatregelen nog afdoende zijn.

Hoewel veel bedrijven dit risicomanagement nog separaat hebben vastgelegd, is een toenemend aantal bedrijven bezig om dit, met succes, te integreren.

Makeonline
De genoemde clusters en bedrijven maken actief gebruik van Makeonline, de software voor compliance- en risicomanagement. Naast inhoudelijke kennis over wet- en regelgeving, biedt KWA met deze softwaretool ook een praktische aanpak om compliancemanagement te organiseren in een organisatie en begeleidt KWA bij de implementatie.

Lees hier het artikel zoals dat in onze KWAdrant verschenen is.

Bekijk ook: