Home Arbo

Arbo

Is een complete RIE een utopie?

Meer weten?
Photo Luuk Schoo
Luuk Schoo:
033 422 13 88
ls [at] kwa [dot] nl

De Arbowet verplicht elke werkgever arbeidgerelateerde risico’s schriftelijk te inventariseren en evalueren. Met een actuele Risico- Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) kan hieraan worden voldaan. De wetgever geeft de werkgever veel ruimte om dit proces in te richten. Maar wanneer heeft u nu eigenlijk een volledig en actueel beeld van de aan arbeid gerelateerde risico’s? Is dit mogelijk of is dat een utopie? Dit artikel biedt u een op de Deming-cirkel gebaseerd stappenplan voor het uitvoeren van een RI&E. Het geeft zowel de ondernemer als de KAM-manager inzichten en tips om het RI&E-traject in hun onderneming zo compleet en effectief mogelijk in te richten.

In de praktijk wordt de RI&E vaak als een project benaderd, met een duidelijk begin en een duidelijk eind. Met als gewenst resultaat het voorhanden hebben van een actuele RI&E met een Plan van Aanpak (PvA). Een dergelijke benadering klinkt aantrekkelijk vanwege het tastbare resultaat. Maar het stelt het hebben van een RI&E met PvA als een doel op zich, terwijl het feitelijke doel van een RI&E een toereikend en levendig Arbobeleid is. Als de RI&E als een statisch document wordt behandeld, verliest deze op termijn aan actualiteit (bijvoorbeeld door organisatiewijzigingen).

Om de RI&E te kunnen gebruiken als een goed functionerende motor voor uw (actuele) Arbobeleid, is het van belang de RI&E als een dynamisch proces in te richten. De Deming-cirkel biedt mogelijkheden om de gewenste continuïteit in dit proces aan te brengen. De kwaliteitscirkel van Deming is namelijk een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing. De methode biedt verschillende fasen om te komen tot continue verbetering: processen plannen (Plan), uitvoeren (Do), evalueren (Check) en bijsturen (Act) in een continu proces (PDCA-cyclus). Het cyclische karakter is weergegeven in figuur 1. Aan de hand van deze fasen uit de Deming- cirkel laten wij u graag zien hoe u uw RI&E en PvA zo volledig mogelijk vorm kunt geven en dynamisch maakt.

 

PLAN UW RI&E (PLAN)

Voordat u aan uw RI&E begint is het belangrijk om deze eerst te plannen, zodat deze op een zo volledig mogelijke wijze vorm krijgt. Overweeg de volgende elementen in uw plan op te nemen:

1. AMBITIE EN COMMUNICATIE

Bepaal samen met het management de ambitie ten aanzien van veiligheid in arbeidsomstandigheden en de RI&E. U kunt de stip op de horizon best op een idealistisch doel zetten, maar maak de weg ernaartoe wel reëel en haalbaar. Afhankelijk van de cultuur in de organisatie, kunt u het best in meerdere stappen denken om dat idealistische doel te behalen. Door de RI&E als dynamisch proces in te richten, kunt u bijvoorbeeld per cyclus de lat een stap hoger leggen. Het is verder van belang dat u uw organisatie informeert over uw ambities op dit vlak, hoe u dit wilt bereiken en welke mate van medewerking u van de organisatie verwacht.

Tips:
  • Visualiseer uw ideale situatie in de context van treden met een oplopende ambitie. Bedenk waar u nu staat en waar u met behulp van de RI&E wil komen staan.
  • Communiceer bijvoorbeeld via intranet, nieuwsbrieven, afdelingsoverleggen of directe contactmomenten met uw personeel.

2. PROJECTORGANISATIE

Bedenk wie in de organisatie het voortouw kan nemen om het RI&E-traject uit te voeren en te brengen naar het niveau dat u ambieert. In de regel is het gebruikelijk dat de preventiemedewerker hiervoor verantwoordelijk wordt gemaakt, gezien diens wettelijke taak de werkgever op dit vlak bij te staan (zie kader 1, de Preventiemedewerker). Stel vast welke ondersteuning uit de organisatie de preventiemedewerker nodig heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan managementleden, locatie- of afdelingsmanagers, inhoudelijke specialisten of senior medewerkers. Maak onderscheid tussen personen met een inhoudelijke bijdrage of een consulterende rol. Let ook op het betrekken van de informele leiders in uw organisatie.

Tip: Selecteer functies en specifieke personen(groepen) met behulp van het organogram van de organisatie.

3. REIKWIJDTE EN OPZET VAN DE RI&E

Met het uitvoeren van een RI&E beoogt u een volledig beeld van de aan de arbeid gerelateerde risico’s te krijgen. Om dit doel te behalen moet u de opzet en reikwijdte van de RI&E op een juiste manier kaderen:
  • Beoordelen van reikwijdte van de RI&E. Welke bedrijfslocaties, afdelingen en processen wilt u beoordelen in uw RI&E? Creëer voor uzelf een overzicht en beoordeel welke bedrijfsonderdelen de hoogste prioriteit hebben. Per cyclus in het verloop van de RI&E, kunt u ervoor kiezen om de reikwijdte van de RI&E verder uit te breiden en zodoende steeds completer te maken.
  • Aanbrengen van niveaus in de RI&E. Is uw RI&E strategisch, tactisch en operationeel? Afhankelijk van de ‘volwassenheid’ van uw huidige Arbobeleid en uw ambities op dit vlak, bepaalt u of de focus van de start van de RI&E voornamelijk op beleidsmatig (strategisch) en procedureel (tactisch) vlak ligt, of dat de inventarisatie meer gericht moet zijn op de risico’s op de werkvloer (operationeel). Ideaal gezien is dit een combinatie van de twee.
  • Opzet RI&E. Afhankelijk van de niveaus die u wilt aanbrengen in de RI&E, is het ook van belang om te bepalen wat de opzet en structuur van de RI&E gaat omvatten. Wordt de RI&E bijvoorbeeld in eerste instantie een compliancecheck ten aanzien van wetgeving? Wilt u uw inventarisatie richten op risico’s die direct gerelateerd zijn aan uitvoering van werkzaamheden? Of streeft u juist naar een combinatie? Bepaal hierbij eveneens hoe u informatie gaat vergaren. Bijvoorbeeld door middel van deskresearch, interviews en/of rondgangen.
  • Wettelijk vereiste verdieping. In een aantal gevallen is het verplicht een verdieping te maken in specifieke risicofactoren. Verplichtingen voor verdieping zijn: bijzondere groepen, explosieve atmosferen, blootstelling aan gevaarlijke stoffen (algemeen), reproductietoxische, kankerverwekkende en mutagene stof-fen, asbest, biologische agentia, thuiswerk met gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, beeldschermwerk, geluid en persoonlijke beschermingsmiddelen.

Tip: Organiseer een brainstormsessie met uw preventiemedewerker en andere belanghebbenden, om gezamenlijk de vormgeving van uw RI&E op te stellen en te bepalen welke diepgang daarbij vereist is.

4. IDENTIFICEER BENODIGDE COMPETENTIES EN VAARDIGHEDEN
  • Inventarisatiefase. Beoordeel of u voldoende competenties in huis heeft om de arbeidgerelateerde risico’s te herkennen en een objectief oordeel te kunnen vormen over de wettelijke vereisten die mogelijk van toepassing zijn in uw organisatie. Denk hierbij aan specifieke onderwerpen als psychosociale arbeidsbelasting, blootstelling aan gevaarlijke stoffen, explosieveiligheid, machineveiligheid en ergonomie.
  • Projectmanagement. Bepaal of de projectverantwoordelijke ook de juiste vaardigheden heeft voor het uitvoeren van de RI&E en het managen van het Plan van Aanpak. Is deze persoon bijvoorbeeld in staat om de organisatie in beweging te zetten en een positief projectresultaat te behalen?
  • Inzet bepalen. Op basis van bovenstaande uitkomsten kunt u beslissen of u gaat investeren in kennis en vaardigheden binnen uw organisatie, of dat u wellicht (gedeelten van) het traject uitbesteedt aan een externe deskundige. Bijkomend voordeel van een externe adviseur is dat deze, ongehinderd door enige ‘voorkennis’, in staat is met een objectieve blik uw organisatie te beoordelen en te adviseren.
Tips:
  • Indien uw branchevereniging een actieve rol vervult bij ondersteuning in veiligheidgerelateerde onderwerpen, kunnen zij u inzichten geven in benodigde competenties voor uitvoering van de RI&E.
  • U kunt ook een veiligheidskundig adviesbureau vragen met u mee te denken op dit vlak. Blijkt daaruit dat de projectverantwoordelijke extra vaardigheden nodig heeft, dan kunnen bijvoorbeeld een opleiding tot preventiemedewerker of een cursus Arbo-coördinator hiervoor goede opties zijn.

5. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Breng in kaart welke taken de geselecteerde personen in het proces hebben en welke verantwoordelijkheden hierbij horen. Taken kunnen uiteenlopen van het faciliteren van tijd voor het afnemen van interviews en een rondgang op de locatie/afdeling, tot het aanleveren van de feitelijke RI&E-rapportage en helpen uitvoering geven aan verbetermaatregelen uit het PvA.

Tips: Een goed hulpmiddel voor het structureren van dit proces is het opstellen van een VERI-Matrix. In een dergelijke matrix wijst u aan wie in het proces Verantwoordelijk of Eindverantwoordelijk voor een bepaalde taak is. Verder kunt u aangeven wie men moet Raadplegen of Informeren bij bepaalde stappen. Zo krijgt u een totaaloverzicht van de bij het uitvoeren van de RI&E betrokken personen.

6. SELECTIE VAN INSTRUMENTEN VOOR UITVOERING RI&E EN PLAN VAN AANPAK

Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar voor het efficiënt invullen van de RI&E en het effectief uitvoeren van het Plan van Aanpak. Denk aan lijsten met aandachtspunten die helpen bij het inventariseren van risico’s. De markt springt hier ook op in door verschillende (branchespecifieke) instrumenten beschikbaar te stellen om dit proces te faciliteren. Deze zijn vaak via internet ter beschikking gesteld en bieden ruimte om vormgeving en gebruik naar eigen inzicht aan te passen.

Tips: Informeer bij uw branchevereniging welke instrumenten er gebruikelijk zijn voor soortgelijke bedrijven in uw branche. Wellicht biedt de branchevereniging zelf een erkend instrument aan om de RI&E en het PvA vorm te geven. Indien uw branchevereniging geen ondersteuning biedt, informeer dan bij collega’s van soortgelijke bedrijven, welke methoden zij gebruiken. Een deskundig adviesbureau kan u ook ondersteunen bij het selecteren van het juiste instrument.

7. TOETSING VAN DE RI&E

De wetgever vereist dat een RI&E en PvA getoetst worden. De toetsing dient uitgevoerd te worden door een gecertificeerde kerndeskundige of een geregistreerde bedrijfsarts. Wanneer u een dergelijke persoon zelf in dienst heeft, voert deze de toetsing uit. Is dit niet het geval, dan dient u de toetsing uit te besteden. Bij uitbesteding is het belangrijk te bepalen of uw onderneming gebruikmaakt van de zogenoemde Vangnetregeling óf de Maatwerkregeling. Afhankelijk van uw contract met een Arbodienst, kunt u bepalen of zij zorg dragen voor de toetsing, of dat u een andere Arbo-professional hiervoor inzet.

NB: Er bestaat vrijstelling van toetsing indien er in totaal maximaal 40 uur arbeid wordt verricht en/of er maximaal 25 werknemers in dienst zijn én er gebruikgemaakt wordt van een erkend RI&E-instrument.

Tip: Overleg met de OR (Ondernemingsraad) of PVT (Personeelsvertegenwoordiging) welke kerndeskundige de juiste competentie bezit voor toetsing van de RI&E van uw onderneming. Let hierbij vooral op of de voor u belangrijkste risico’s aansluiten bij de competenties van de kerndeskundige of de bedrijfsarts.

8. BUDGET EN PLANNING

Afhankelijk van opzet, reikwijdte en ambities ten aanzien van uitvoering van de RI&E, is het belangrijk dat u een schatting van het benodigde budget opneemt in uw projectplan. Dit geeft u de ruimte om het traject vorm te geven, maar ook om continuïteit hierin aan te brengen. Let hierbij ook op mogelijke verbeteracties die uit de RI&E naar voren komen, die een specifieke planning en budget vereisen!

Tip: Reserveer budget in uw jaarbegroting voor uitvoering van de RI&E en de uitvoering van het PvA.

9. INFORMEER DE OR / PVT

De OR en de PVT hebben instemmingsrecht bij de keuze van het te hanteren RI&E-instrument, de vorm en opzet van de toetsing en de acceptatie van de getoetste RI&E en het PvA.

Tip: Presenteer uw projectplan voor uitvoering van de RI&E al in een vroeg stadium aan de OR/PVT. Dit voorkomt discussie en vertraging.

UITVOERING VAN DE RI&E (DO)

Dankzij de grondige voorbereiding kunt u gestructureerd starten met uitvoering van de RI&E. Afhankelijk van de opzet en reikwijdte van uw RI&E, kunt u risico’s inventariseren via deskresearch van reeds beschikbare bronnen en documentatie, interviews met sleutelfiguren in uw organisatie en rondgangen over de werkvloer.

Tips: Hanteer de volgende uitgangspunten als leidraad:
  • De RI&E is geen audit! In de praktijk zijn mensen snel geneigd het uitvoeren van de RI&E als kritiek te zien op hun werkwijze. Van belang is te benadrukken dat dit niet het geval is, maar dat de RI&E een algemeen belang dient én dat het erom gaat de veiligheid in de organisatie te verbeteren.
  • Onderscheid meningen van feiten! Persoonlijke ervaringen en uitspraken van personen hoeven niet voor de gehele organisatie relevant te zijn. Luister goed naar kritische uitspraken en verifieer deze indien nodig bij anderen.

RISICO-EVALUATIE EN PVA (CHECK)

1. DE RISICO-EVALUATIE

Na het uitvoeren van de inventarisatie is het van belang dat u de aangetroffen risico’s evalueert, om te bepalen welke prioriteiten u voor het PvA stelt. Afhankelijk van het niveau van uw RI&E, kunt u evalueren op basis van wetgeving (voldoet óf voldoet niet), óf op basis van scenario’s, om te bepalen welke prioriteit een risico behoeft.

Tip: Voor een op scenario-gebaseerde evaluatie kunt u gebruikmaken van een methode als Fine & Kinney: u vermenigvuldigt de kans op blootstelling en waarschijnlijkheid met het mogelijke effect. Deze methode biedt een reken model, waarmee u door middel van puntentoekenning een risicoscore berekent. Hoe hoger de score, hoe hoger de prioriteit.

2. DEFINITIE VERBETERMOGELIJKHEDEN

Op basis van de prioriteitstelling uit de risico-evaluatie kunt u verbetermogelijkheden opstellen. Let hierbij vooral op dat deze goed passen bij de werkwijze van uw organisatie, om de acceptatie te vergroten.

Tips:
  • Raadpleeg bij uw branchevereniging of er een Arbocatalogus beschikbaar is. Hierin staan vaak de best beschikbare technieken uit de branche toegelicht.
  • Hanteer bij het formuleren van verbetermaatregelen altijd de ‘Arbeidshygiënische strategie’:
  1. bronaanpak;
  2. collectieve maatregelen;
  3. individuele maatregelen; én
  4. persoonlijke beschermingsmiddelen.
  • Betrek belanghebbenden bij het definiëren van de verbetermogelijkheden. Dit vergroot de acceptatie en de kans van slagen.
  • Formuleer de verbetermogelijkheden naar Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (SMART).

3. OPSTELLEN PVA

De volgende stap is het borgen van de opvolging van de verbeterinitiatieven in het Plan van Aanpak.

Tips:
  • Overleg met belanghebbenden binnen uw organisatie welke persoon/functie/afdeling aansluit bij de voorgestelde verbeteractie.
  • Leg de verantwoordelijkheid voor uitvoering van acties zoveel mogelijk bij de risicodrager ‘in de lijn’ vast.
  • Stel in overleg met de belanghebbenden reële deadlines voor uitvoering van de toebedeelde acties. Spreek tevens met het management af om periodiek hierover te rapporteren en dat zij support geven, indien acties niet worden opgevolgd.
  • Reserveer voldoende tijd en budget voor belanghebbenden om de acties ook daadwerkelijk uit te kunnen voeren.
  • Borg dat de actiehouders voldoende competenties en vaardigheden (tot hun beschikking) hebben om de kwaliteit van uitvoering te bevorderen.

4. UITVOEREN TOETSING

Laat de RI&E en het PvA toetsen door de beoogde kerndeskundige of bedrijfsarts.

5. ACCEPTATIE IN DE ORGANISATIE

Presenteer de uitgevoerde RI&E en het resultaat, het PvA, in uw organisatie.

Tip: Neem hierbij in ieder geval de volgende belanghebbenden mee:
  • Het management: leg hun betrokkenheid vast door hen het document te laten bekrachtigen.
  • OR/PVT: laat hen van hun instemmingsrecht gebruikmaken.
  • Maak de resultaten van de RI&E bekend aan uw medewerkers. Borg dat zij op een toereikende wijze toegang hebben tot de voor hen relevante delen van de RI&E en het PvA.

UITVOERING PVA EN EVALUATIE VAN ACTUALITEIT (ACT)

1. INTERVAL MONITORING OPVOLGING EN CONTROLE VAN UITVOERING PVA

Na het afronden en bekrachtigen van de RI&E en het PvA kunt u starten met de uitvoering van het PvA.

Tip: Leg samen met de belanghebbenden vast op welke wijze en hoe vaak de voortgang voor uitvoering van het PvA beoordeeld wordt. Stel in overleg met het management vast, hoe om te gaan met overschrijdingen van deadlines, budgetten en benodigde tijd.

2. EVALUATIE ACTUALITEIT

Er zijn verschillende factoren die invloed hebben op de actualiteit van uw RI&E. Zo zijn er duidelijk aanwezige indicaties, zoals wijzigingen in de bedrijfs- en productieprocessen, die directe gevolgen teweeg brengen voor de blootstelling aan risico’s van uw personeel. Echter, ook minder opvallende factoren kunnen de actualisatie van uw RI&E vereisen. Denk hierbij aan verandering in wetgeving en branchecatalogus, technologische vernieuwingen of een gewijzigde overeenkomst met een Arbodienst.

Tips: Bepaal voor uw onderneming die factoren die van invloed kunnen zijn op de actualiteit van uw RI&E. Indien uw organisatie over een ‘Management of Change’- proces beschikt, kunt u overwegen de RI&E hier ook in op te nemen. Omdat niet alle veranderingen zichtbaar zijn óf opgemerkt worden, kunt u er tevens voor kiezen de RI&E met vaste intervallen te herhalen, bijvoorbeeld om de twee jaar. Als u ervoor kiest om, in het kader van actualiteit van uw RI&E, de cyclus opnieuw te doorlopen, let er dan op dat u de reikwijdte en opzet van de RI&E scherp afbakent. Zo voorkomt u onnodige herhaling en blijven uw medewerkers bereid mee te werken aan continu verbeteren. En houdt u uw RIE levendig.

IS EEN COMPLETE RIE EEN UTOPIE?

Heeft u alle voornoemde stappen doorlopen, dan beschikt u over een op maat gemaakte RI&E en PvA, die goed aansluiten bij de specifieke behoeften van uw onderneming en organisatie van arbeidsomstandigheden. Deze werkwijze laat u stap voor stap werken naar de idealistische situatie, waarbij u volledig grip krijgt op arbeidsveiligheid binnen uw onderneming. Daarmee wordt de utopische gedachte om alle aan de arbeid gerelateerde risico’s voor veiligheid en gezondheid in beeld te krijgen, een reële werkelijkheid.

DOWNLOAD ARTIKEL

Wilt u het hele artikel, zoals gepubliceerd in Kwaliteit in Bedrijf bewaren? Download het artikel hier.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen over de RI&E en het PvA van uw organisatie? Neem contact op onderstaande adviseur.

Heeft u vragen? Neem contact op met onze expert(s) : Luuk Schoo BBA

Kennisgebied: Arbo

Geschreven op donderdag 8 februari 2018 door Luuk Schoo BBA

Share Share |

Syndicate content